January 25, 2023

Team Work with R.A.C.I.

BusinessCorporate
By admin 9142 Comments

R.A.C.I. merupakan singkatan, yaitu:

R     :   “Responsible” – Adalah individu yang melakukan dan menyelesaikan suatu pekerjaan / tugas . Mereka bertanggungjawab atas aksi dan implementasi tugas tersebut. Tanggungjawab bisa dibagikan / didelegasikan. Tingkat tanggungjawab ditentukan oleh seorang “A“

A     :   “Accountable” – Adalah individu yang bertanggungjawab penuh terhadap hasil akhir dari suatu penugasan dan memiliki hak veto. Hanya ada 1 “A” dalam suatu fungsi kerja

C     :   “Consult” – Adalah individu yang harus dimintai konsultasi sebelum suatu keputusan diambil atau suatu action dilaksanakan. Mereka biasanya memberikan masukan dan dukungan terhadap aktivitas yang sedang / akan dilakukan. Dibutuhkan komunikasi 2 arah.

I      :    “Inform” – Adalah individual yang harus diberi informasi mengenai suatu keputusan, pada saat keputusan tersebut diambil. Cukup dengan komunikasi satu arah

Pencapaian goals bukanlah prestasi satu atau sekelompok orang saja, namun merupakan hasil kerjasama tim yang saling berbagi dan bekerja secara cerdas

Dalam kaitannya dengan peran seseorang untuk bertanggungjawab, dapat dikemukakan tiga hal pokok, yaitu:

  1. Konsepsi peran: Apa yang menurut seseorang merupakan tugasnya dan bagaimana ia diajarkan untuk melakukannya. Pemikirannya mengenai hal ini boleh jadi dipengaruhi oleh berbagai asumsi yang keliru.
  2. Harapan atas peran: Apa lagi (menurut orang lain dalam organisasi), yang merupakan tanggung jawab orang tersebut serta bagaimana dia harus melakukan tanggungjawab tersebut. Hal ini boleh jadi juga dipengaruhi oleh beberapa asumsi yang keliru. Ini biasanya didasarkan kepada hasil yang diharapkan dari peran tersebut.
  3. Perilaku peran: Apa yang senyatanya dilakukan orang tersebut dalam menjalankan tugasnya.

Diagram peran dan tanggungjawab ini akan mengawinkan konsepsi peran dan harapan atas peran, sehingga perilaku peran tersebut akan menjadi lebih produktif

Langkah-langkah Proses R.A.C.I.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pemetaan R.A.C.I. adalah sebagai berikut:

  1. Buatkan suatu daftar tanggung-jawab.
  • Nyatakan dalam bentuk “kata kerja-kata benda-kata sifat/kata hubung”, misalnya “siapkan laporan mingguan”, “evaluasi data RENDEMEN / Yield”.
  • Fokuskan pada tugas/kegiatan guna mencapai tahapan utama dalam proses di organisasi.
  1. Berikan kode R.A.C.I.

Berikan kode untuk menunjukkan jenis partisipasi setiap peran bagi setiap tanggungjawab/fungsi.

  1. Lakukan analisis untuk diperolehnya suatu perbaikan, dengan mengajukan pertanyaan:
  • Apakah fungsi ini mesti dikerjakan?
  • Nilai tambah apa yang diperoleh dari fungsi tersebut?
  • Apakah fungsi yang sama juga dilakukan di bagian lain dalam organisasi?
  • Seberapa sering fungsi tersebut dilakukan?
  • Apakah fungsi tersebut dilakukan pada tingkat ketrampilan/skill yang tepat?
  • Apa saja dampak dari fungsi tersebut?
  1. Evaluasi diagram bagi kemungkinan masalah potensial :
  • Lakukan analisis vertikal (ke bawah pada satu kolom). Jika terlalu banyak “R” dalam satu peran fungsional, boleh jadi menunjukkan berlebihannya beban kerja pada peran tersebut. Terlalu banyak “A” bisa merupakan hambatan, tidak dilakukan sesuatu sementara tiap orang menunggu hasil keputusan dari orang lain.
  • Hanya ada satu “A” untuk satu peran fungsional.
  • Lakukan analisis horizontal (sepanjang baris). Jika terlalu banyak “A”, akan mengakibatkan kebingungan di seluruh organisasi.
  • Terlalu sedikit “A” dan “R”, menunjukkan tak ada yang peduli akan aktivitas tersebut.
  • Pada kolom yang tidak mempunyai kotak kosong, atau kotaknya berisi banyak “C” dan “I”, menunjukkan suatu peran yang ingin tahu semua.
  • Terlalu banyak “C” dan “I” bisa menunjukkan perlambatan proses
  • Tidak harus setiap kotak dalam diagram mesti berisi, jika demikian halnya, menunjukkan terlalu banyak orang terlibat dalam aktivitas.
  1. Komunikasikan Diagram Peran dan Tanggungjawab tersebut.
  • Komunikasikan kepada semua area organisasi yang terkait.
  • Komunikasi sangat vital untuk rasa memiliki dan komitmen bagi perubahan yang dilakukan.
  1. Lakukan tindak-lanjut
  • Untuk memastikan bahwa hubungan kerja yang ditetapkan atau diubah telah dituruti.
  • Mendorong orang untuk menghidupkan perannya dan mengambil tanggung jawab serta komitmen pribadi.